Canadian Association of University Teacher, Association canadienne des professeures et professeurs d'universit�

Canadian Association of University Teachers
Association canadienne des professeures et professeurs d'université

CAUT’s online source for professionals looking for a job in higher education or trying to fill a position.

Due to the current pandemic, we are asking our client to please use the online payment option.
Thank you for understanding

Back
Share:
| Print

ADJOINTE ADMINISTRATIVE/ADJOINT ADMINISTRATIF DES SERVICES EXÉCUTIFS

Association canadienne des professeures et professeurs d’université

L’Association canadienne des professeures et professeurs d’université (ACPPU), une organisation syndicale progressiste qui représente plus de 72 000 membres du personnel académique et général en poste dans les collèges et les universités au Canada, est à la recherche d’une personne dévouée et expérimentée pour pourvoir le poste d’adjointe administrative/adjoint administratif des services exécutifs.

Sous la responsabilité de la coordonnatrice exécutive / du coordonnateur exécutif, la ou le titulaire de ce poste sera chargé(e) de fournir à l’unité des services exécutifs un soutien administratif et de bureau de haut niveau et caractérisé par un souci du détail. L’équipe des services exécutifs soutient la planification et la coordination des réunions et assemblées des entités de gouvernance de l’ACPPU, ainsi que la coordination des conférences et des événements; gère la correspondance, les notes de service et les publications régulières destinées aux associations membres; assure la coordination des prix et des bourses décernés par l’ACPPU; et coordonne la traduction des documents et des supports de communication de l’ACPPU. La candidate ou le candidat retenu(e) devra s’acquitter de diverses tâches et responsabilités, notamment, mais pas exclusivement, les suivantes :

o Préparer et tenir à jour des documents et du matériel précis et de qualité professionnelle en temps opportun, y compris la préparation de la mise en page, l’examen et la relecture de rapports, de lettres, de correspondance et d’autres documents.
o Planifier les réunions et les conférences téléphoniques et rédiger ou relire les procès-verbaux des réunions et assemblées.
o Fournir un soutien administratif à divers comités de l’ACPPU.
o Contribuer à la coordination et au maintien de l’emploi du temps du directeur général.
o Imprimer et organiser des documents et/ou des classeurs pour des conférences, réunions, forums, séances de formation et autres événements.
o Suivre, saisir les données dans les bases de données assignées et coordonner celles-ci.
o Aider à la préparation, à la logistique et à la coordination de divers événements.
o Aider à la coordination et à la gestion de divers prix attribués par l’organisation.
o Aider à la coordination des services de traduction.
o Répondre aux demandes de renseignements par téléphone et par courriel – en fournissant des informations et en acheminant les demandes vers les sources appropriées, le cas échéant.
o Coordonner et préparer l’envoi et la distribution de documents.
o Communiquer efficacement avec des particuliers et des parties prenantes à différents niveaux au sein et à l’extérieur de l’organisation.
o Tenir et organiser les dossiers de la section.
o Traiter les demandes d’information.
o Suivre et coordonner le paiement des factures aux fournisseurs et/ou aux membres.
o Fournir un soutien logistique lors d’importants événements.
o S’acquitter d’autres fonctions d’une complexité similaire que lui confère la direction de l’ACPPU.

Compétences et aptitudes :

o Grade ou diplôme d’études postsecondaires dans une discipline pertinente.
o Minimum de trois ans d’expérience administrative connexe, de préférence en appui à la haute direction.
o Maîtrise avancée de l’anglais et du français à l’oral et à l’écrit.
o Solides compétences informatiques, notamment une excellente connaissance de divers programmes tels que Windows, les applications Microsoft Office 365 (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, SharePoint) et Adobe.
o Excellentes compétences en correction d’épreuves tant en anglais qu’en français.
o L’expérience dans le soutien aux comités, notamment l’organisation et le soutien de réunions, la rédaction ou la relecture de procès-verbaux, est préférable.
o Une expérience préalable au sein d’une association, d’un syndicat ou d’un organisme à but non lucratif est un atout.
o Compréhension des politiques, pratiques et procédures de l’ACPPU et engagement envers celles-ci.
o Grand sens de l’organisation avec un excellent souci du détail.
o Solide esprit d’équipe et de collaboration.
o Motivation, proactivité et recherche constante de solutions.
o Aptitude à fournir d’excellents services aux membres grâce à une communication claire.
o Capacité proactive à prévoir les besoins du bureau.
o Capacité à travailler de manière autonome, à établir les priorités de la charge de travail et à faire preuve d’initiative dans un environnement caractérisé par des priorités changeantes ou multiples et des délais stricts.
o Capacité à communiquer efficacement, oralement et par écrit, à tous les niveaux de l’organisation.
o Capacité à faire preuve de discrétion, d’initiative et de jugement dans le traitement de données sensibles et confidentielles.
o Aptitude à faire fonctionner de l’équipement de bureau de nature générale.

Ce poste est basé à Ottawa et peut nécessiter certains déplacements au Canada.

Ce poste est classé dans la catégorie du personnel de soutien administratif prévue dans la convention collective conclue entre l’ACPPU et la section locale 225 du SEPB. Le salaire d’embauche actuel pour cette catégorie est de 66 631 $ par an.

L’ACPPU souscrit aux principes de l’équité en matière d’emploi. Dans sa volonté continue de diversifier ses effectifs, elle encourage vivement les candidatures des membres de groupes racialisés, des personnes ayant une limitation fonctionnelle, des Autochtones et des femmes ainsi que des personnes de toutes orientations et identités sexuelles.

L’ACPPU s’engage également à créer et à maintenir un milieu de travail accessible et exempt d’obstacles, y compris à travailler avec des candidats et candidates ayant une incapacité qui nécessitent des mesures d’adaptation au cours des processus d’embauche, d’évaluation et de sélection. Les candidats et candidates ayant besoin de telles mesures sont invités à communiquer avec les Ressources humaines lorsqu’ils ou elles seront contactés.

Les personnes intéressées sont priées de soumettre leur candidature au plus tard le dimanche 5 decembre 2021, 17 heures, à www.caut.ca/careers. Les demandes doivent être adressées au directeur général et être accompagnées d’une lettre de présentation et d’un curriculum vitæ. Nous communiquerons uniquement avec les personnes qui seront convoquées à une entrevue. Toutes les candidatures seront traitées de manière confidentielle.